1. המשימה צריכה להגיע לעובד, לא להפך
אל תצפו שעובד שטח ייכנס למערכת כל שעה לבדוק אם יש לו משימות. המשימה צריכה להגיע אליו: הודעה בטלפון או בוואטסאפ, עם לחיצה אחת שפותחת את כל הפרטים.
2. כל משימה עם מקום מדויק
״תבדוק את המזגן״ זו לא משימה. ״תבדוק את המזגן בחדר הישיבות במרכז הקהילתי צפון״ זו משימה. כשמשימות משויכות לאתר מוגדר, העובד יודע בדיוק לאן להגיע, והמנהל יכול לראות איפה העומס.
3. עדכון מהשטח צריך לקחת שניות
אם עדכון סטטוס דורש חמש דקות של הקלדה, הוא לא יקרה. הממשק צריך להיות מותאם לטלפון: כפתור לשינוי סטטוס, צילום תמונה וסגירה. עוד יותר טוב: אפשרות להקליט הודעה קולית במקום להקליד.
4. תמונה שווה אלף מילים, וגם תיעוד
תמונה לפני ואחרי היא ההוכחה הטובה ביותר שהעבודה נעשתה. היא גם עוזרת למנהל להבין את המצב בלי לנסוע למקום. כדאי שהתמונות יישמרו על המשימה עצמה ולא בגלריה של הטלפון.
5. וואטסאפ כערוץ, לא כמערכת
וואטסאפ הוא הדרך הכי טובה להגיע לעובדי שטח, אבל הוא לא מקום טוב לנהל בו עבודה. בקבוצות הודעות נעלמות בגלילה ואין סטטוס. הפתרון: להשתמש בוואטסאפ להתראות ולתקשורת מהירה, ולשמור את המשימות עצמן במערכת.
6. לא כל עובד צריך חשבון
בצוותים גדולים יש עובדים שלא יעבדו עם אפליקציה. זה בסדר. אפשר לשייך אליהם משימות ולשלוח להם התראות בוואטסאפ, ומנהל הצוות או העובד עצמו מעדכנים את הסטטוס.
7. מדדים פשוטים למנהל
אין צורך בעשרות דוחות. שלושה מדדים מספרים את רוב הסיפור:
- כמה משימות פתוחות יש לכל עובד ולכל צוות.
- כמה משימות חרגו מתאריך היעד.
- כמה משימות לא עודכנו כבר שבוע.
אם המדדים האלה מגיעים אליכם אוטומטית פעם בשבוע, אתם יודעים בדיוק איפה להתערב.
מה לא לעשות
- לא לנהל משימות בקבוצת וואטסאפ אחת לכל הצוות.
- לא לדרוש דיווח ארוך בסוף כל יום.
- לא לבחור מערכת שעובדת רק במחשב.
- לא להעמיס תאריכי יעד על כל משימה.
איך משימה עוזרת לנהל עובדי שטח
משימה נבנתה לטלפון ולעברית. המשימות מגיעות לעובדים בוואטסאפ ובהודעות דחיפה, העדכונים והתמונות נרשמים בציר הזמן, ואפשר לנהל גם עובדים בלי חשבון. העוזר בוואטסאפ מאפשר לפתוח ולעדכן משימות בהודעה או בהקלטה קולית, לפי הגדרה והסכמה.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם?
משימה היא מערכת לניהול משימות בעברית, לארגונים עם צוותים בשטח. נשמח להראות לכם הדגמה מותאמת.
שאלות נפוצות
איך מעבירים משימות לעובדים בלי סמארטפון?
משייכים אליהם את המשימה במערכת ושולחים התראה בוואטסאפ. מנהל הצוות יכול לעדכן את הסטטוס בשמם.
האם כדאי לבטל את קבוצות הוואטסאפ של הצוות?
לא בהכרח. הקבוצה יכולה להישאר לתקשורת כללית, אבל המשימות עצמן צריכות להיות במערכת עם אחראי וסטטוס.
איך יודעים שהעבודה בשטח באמת בוצעה?
העובד סוגר את המשימה ומצרף תמונה, והכול נשמר בציר הזמן.
