מערכת לניהול משימות לעובדים ולצוותים
כשמשימות מחולקות בעל פה, בקבוצות וואטסאפ או בטבלה משותפת, אף אחד לא יודע באמת מה נסגר. במשימה לכל משימה יש עובד מטפל אחד, סטטוס ברור ותיעוד מלא, והמנהל רואה הכול בלי לרדוף אחרי עדכונים.
מה לא עובד היום
לא ברור מי אחראי
משימה שנשלחה לקבוצה היא של כולם, ולכן של אף אחד.
המנהל רודף אחרי עדכונים
כדי לדעת מה המצב צריך להתקשר, לשאול ולחכות לתשובה.
אין היסטוריה
כשמשהו משתבש, קשה לשחזר מי עשה מה ומתי.
איך משימה עוזרת
עובד מטפל ותיוג
אחראי אחד לכל משימה. עובדים נוספים מתויגים, רואים ומגיבים, בלי שהאחריות זזה.
ציר זמן אוטומטי
כל שינוי בסטטוס, בעדיפות, בשיוך ובקבצים נרשם לבד, עם שם מי שביצע.
התראות בכל ערוץ
בתוך המערכת, בטלפון, במייל ובוואטסאפ. כל עובד בוחר איך לקבל.
בקשה לשינוי תאריך יעד
העובד מבקש, המנהל מאשר או דוחה, וכל צד מקבל התראה.
לוח בקרה למנהל
משימות פתוחות, בטיפול, בחריגה והושלמו, ועומס לפי עובד ומחלקה.
עובד גם מהטלפון
מתקינים מהדפדפן על מסך הבית, בלי חנות אפליקציות.
המסע של משימה אחת
- רון מזרחי פתח את המשימה
- שלב 1
נפתחת משימה
מנהל המחלקה פותח משימה מהמחשב, מהטלפון או בהודעה לעוזר בוואטסאפ. היא מקבלת מספר, ארגון, מחלקה ואתר.
משימה 1290חדשבדיקת מזגן בחדר הישיבותמבני ציבור · תחזוקה · מרכז קהילתי צפוןדכיעד: יום א׳טרם שויךעובד מטפלציר זמן- רון מזרחי פתח את המשימה
- שלב 2
משויכת לעובד מטפל
לכל משימה יש אחראי אחד ברור. אפשר לתייג עובדים נוספים שיראו ויגיבו, בלי להעביר אליהם את האחריות.
משימה 1290חדשבדיקת מזגן בחדר הישיבותמבני ציבור · תחזוקה · מרכז קהילתי צפוןדכיעד: יום א׳דני כהןעובד מטפלציר זמן- רון מזרחי פתח את המשימה
- שויכה לדני כהן
- שלב 3
ההתראה מגיעה לשטח
העובד מקבל התראה בטלפון ובוואטסאפ, עם שם מי שפתח את המשימה. לחיצה אחת פותחת אותה.
משימה 1290חדשבדיקת מזגן בחדר הישיבותמבני ציבור · תחזוקה · מרכז קהילתי צפוןדכיעד: יום א׳דני כהןעובד מטפלציר זמן- רון מזרחי פתח את המשימה
- שויכה לדני כהן
- דני קיבל התראה בוואטסאפ
משימה חדשה עבורךרון מזרחי: בדיקת מזגן בחדר הישיבות - שלב 4
עדכון ישיר מהשטח
העובד מעדכן סטטוס ומצרף תמונות מהמקום. הכול נרשם בציר הזמן, בלי שמישהו יצטרך לזכור לכתוב.
משימה 1290בטיפולבדיקת מזגן בחדר הישיבותמבני ציבור · תחזוקה · מרכז קהילתי צפוןדכיעד: יום א׳דני כהןעובד מטפלציר זמן- רון מזרחי פתח את המשימה
- שויכה לדני כהן
- דני קיבל התראה בוואטסאפ
- דני צירף 2 תמונות ושינה ל״בטיפול״
- שלב 5
בקשה לשינוי תאריך יעד
צריך עוד יומיים? העובד מבקש, המנהל מאשר או דוחה, וכל צד מקבל התראה. בלי טלפונים ובלי ויכוחים.
משימה 1290בטיפולבדיקת מזגן בחדר הישיבותמבני ציבור · תחזוקה · מרכז קהילתי צפוןדכיעד: יום ג׳ (עודכן)דני כהןעובד מטפלציר זמן- רון מזרחי פתח את המשימה
- שויכה לדני כהן
- דני קיבל התראה בוואטסאפ
- דני צירף 2 תמונות ושינה ל״בטיפול״
- בקשה לשינוי תאריך יעד אושרה
הבקשה אושרהתאריך היעד עודכן ליום ג׳ - שלב 6
המשימה נסגרת
העובד סוגר את המשימה. מי שפתח אותה מקבל עדכון, וההיסטוריה המלאה נשמרת.
משימה 1290הושלםבדיקת מזגן בחדר הישיבותמבני ציבור · תחזוקה · מרכז קהילתי צפוןדכיעד: יום ג׳ (עודכן)דני כהןעובד מטפלציר זמן- רון מזרחי פתח את המשימה
- שויכה לדני כהן
- דני קיבל התראה בוואטסאפ
- דני צירף 2 תמונות ושינה ל״בטיפול״
- בקשה לשינוי תאריך יעד אושרה
- דני סגר את המשימה
- שלב 7
נכנסת לדוח השבועי
בתחילת השבוע הדוח מגיע לבד למנהלים, בוואטסאפ ובמייל: מה נפתח, מה טופל ומה לא נגעו בו.
משימה · דוחותהפצה אוטומטיתדוח שבועי · מחלקת תחזוקה24נפתחו20טופלו7התקדמו3לא נגעו בהןבוקר טוב. משימה 1290 נסגרה השבוע, ונכנסה לסיכום.
יום א׳ 08:00
תרחישים מהשטח
- 1
חלוקת עבודה בבוקר
המנהל פותח משימות לצוות, וכל עובד מקבל התראה עם מה שמוטל עליו היום.
- 2
עדכון מהשטח
העובד מצרף תמונה ומעדכן סטטוס מהטלפון. המנהל רואה את העדכון בזמן אמת.
- 3
סיכום שבוע
הדוח השבועי מראה מה טופל ומה לא נגעו בו, כך שקל לדעת על מה לעבוד בשבוע הבא.
שאלות על ניהול משימות לעובדים
במה זה שונה מרשימת משימות רגילה?
משימה בנויה סביב מבנה ארגוני והרשאות: כל משימה שייכת לארגון, מחלקה ואתר, וכל אחד רואה רק את מה שנוגע אליו.
האם אפשר לעקוב אחרי משימות בלי מיקרו-ניהול?
כן. ציר הזמן והדוחות מראים את מצב העבודה, כך שאין צורך לשאול כל עובד מה המצב.
האם העובדים צריכים להוריד אפליקציה?
לא. המערכת עובדת בדפדפן ואפשר להתקין אותה על מסך הבית של הטלפון.
האם יש תאריך יעד חובה?
לא. תאריך יעד הוא רשות, ומפעילים אותו רק כשצריך.
מדריכים שיעזרו לכם
רוצים לראות את משימה עובדת אצלכם?
השאירו פרטים ונקבע הדגמה קצרה, מותאמת למבנה ולדרכי העבודה של הארגון שלכם.