ניהול משימות בוואטסאפ: איך להפסיק לנהל את העבודה בקבוצות

למה וואטסאפ מתאים כל כך, ונכשל כל כך

וואטסאפ נמצא אצל כולם, הוא מהיר, ואין צורך ללמוד שום דבר. בדיוק בגלל זה הוא נהיה ברירת המחדל לניהול עבודה. אבל וואטסאפ נבנה לשיחות, לא לניהול משימות.

• אין סטטוס: אי אפשר לדעת אם בקשה טופלה.
• אין אחראי: הודעה לקבוצה היא של כולם ושל אף אחד.
• הכול נעלם בגלילה: משימה מלפני שבוע קבורה מתחת למאות הודעות.
• אין סיכום: כדי לדעת מה המצב צריך לקרוא הכול.
• אין הפרדה: כל חברי הקבוצה רואים הכול.

הפתרון: וואטסאפ כערוץ, מערכת כבסיס

לא צריך לוותר על וואטסאפ. צריך לשנות את התפקיד שלו. המשימות עצמן נמצאות במערכת, עם אחראי, סטטוס ותיעוד, ווואטסאפ הופך לערוץ שדרכו ההתראות מגיעות לעובדים.

איך עושים את המעבר

1. 1בחרו צוות אחד לפיילוט, רצוי צוות שבו הבלגן בוואטסאפ מורגש במיוחד.
2. 2קבעו כלל פשוט: כל בקשה לעבודה נרשמת כמשימה, גם אם היא הגיעה בוואטסאפ.
3. 3חברו את ההתראות של המערכת לוואטסאפ, כך שהעובדים מקבלים משימות במקום שהם כבר נמצאים בו.
4. 4השאירו את הקבוצה לתקשורת כללית ולעדכונים, לא לחלוקת משימות.
5. 5אחרי שבועיים, בדקו מה עבד והרחיבו לצוות הבא.

עוזר וואטסאפ: הצעד הבא

יש דרך לשמור על הנוחות של וואטסאפ ועדיין לנהל הכול במערכת: עוזר וואטסאפ שמחובר למערכת המשימות. העובד כותב או מקליט ״תפתח משימה לדני לבדוק את המזגן״, העוזר מסכם, מבקש אישור ופותח את המשימה במערכת.

כך העובד לא צריך לצאת מוואטסאפ, והמנהל מקבל משימה מסודרת עם אחראי וסטטוס.

מה עם פרטיות?

בקבוצה, כל אחד רואה הכול. במערכת עם הרשאות, כל אחד רואה רק את מה שנוגע אליו. גם עוזר וואטסאפ טוב צריך לפעול בתוך ההרשאות של המשתמש, כך שעובד לא יוכל לקבל דרכו מידע שאסור לו לראות.

איך משימה עוזרת

במשימה המשימות מנוהלות במערכת, וההתראות מגיעות לעובדים בוואטסאפ. העוזר של משימה בוואטסאפ פותח משימות, מעדכן אותן ומחזיר תמונת מצב בשיחה, בכתב או בהקלטה קולית, תמיד בתוך ההרשאות של העובד. העוזר מופעל לכל ארגון לפי הגדרה והסכמה.