מערכת לניהול משימות למועצות ורשויות מקומיות
תחזוקה, ניקיון, גינון, ביטחון ומבני ציבור. במועצה העבודה מתפזרת בין מחלקות ואתרים, וההנהלה צריכה לדעת מה קורה בכל מקום. משימה מרכזת את כל המשימות של המועצה, עם אחראי ברור לכל אחת ותמונת מצב אחת להנהלה.
מה לא עובד היום
פניות מגיעות מכל כיוון
טלפונים, וואטסאפ, מיילים ופניות בעל פה. חלק מהן נשכחות, וחלק מטופלות פעמיים.
אין תמונת מצב אחת
כל מחלקה מנהלת את העבודה אחרת, וקשה לדעת מה פתוח, מה תקוע ומה חרג מתאריך היעד.
הדיווח להנהלה ידני
מישהו צריך לאסוף נתונים מכל המחלקות כדי להכין סיכום שבועי. זה לוקח זמן ולא תמיד מדויק.
איך משימה עוזרת
מבנה המועצה במערכת
ארגונים, מחלקות, תת-מחלקות ואתרים, כמו מבני ציבור, גנים ומרכזים קהילתיים. כל משימה משויכת למקום שלה.
כל מנהל רואה את שלו
מנהל מחלקה רואה את המחלקה שלו, וההנהלה רואה את כל המועצה. ההגבלה נאכפת בשרת.
עובדי השטח בוואטסאפ
התראות מגיעות לעובדים בוואטסאפ, גם לעובדים שאין להם חשבון כניסה למערכת.
משימות חוזרות
בדיקות תקופתיות, ניקיון וגינון נפתחים לבד בכל מחזור, עם תאריך יעד נכון.
דוח שבועי להנהלה
מה נפתח, מה טופל, מה התקדם ומה לא נגעו בו שבוע. נשלח לבד בוואטסאפ ובמייל.
לוח עברי ושעות שקט
חגים ומועדים בכל המערכת, והפצות אוטומטיות לא יוצאות בשבת ובחג.
כל המועצה במבט אחד
לחצו על ארגון, מחלקה או אתר כדי לראות את הנתונים שלו. נתוני דמו.
תרחישים מהשטח
- 1
תקלה במבנה ציבור
מנהלת המרכז הקהילתי מדווחת על נזילה. נפתחת משימה למחלקת התחזוקה, האחראי מקבל התראה, ומעדכן עם תמונה כשהתיקון הסתיים.
- 2
גינון ותחזוקה שוטפת
גיזום בפארקים ובדיקת מתקני משחק מוגדרים פעם אחת כמשימות חוזרות, ונפתחים לבד בכל מחזור.
- 3
ישיבת הנהלה
ביום ראשון בבוקר ראש המועצה והמנכ״ל מקבלים דוח שבועי של כל המחלקות, בלי שמישהו הכין אותו ידנית.
שאלות על מועצות ורשויות
האם המערכת מתאימה למועצה קטנה?
כן. המבנה הארגוני מוגדר לפי המועצה, כך שאפשר להתחיל ממחלקה אחת או שתיים ולהרחיב בהדרגה.
האם הנתונים של המועצה נפרדים מלקוחות אחרים?
כן. כל לקוח מקבל מערכת נפרדת משלו, עם מסד נתונים, כתובת והגדרות משלו.
מה עם עובדים שאין להם סמארטפון או חשבון?
אפשר לנהל עובדים ולשייך אליהם משימות גם בלי חשבון כניסה. ההתראות יכולות להגיע אליהם בוואטסאפ.
אפשר לקבל פניות במייל ישירות למערכת?
כן. מייל שנשלח לכתובת שהוגדרה לארגון יכול להפוך למשימה, עם רשימת שולחים מאושרים וחסומים.
מדריכים שיעזרו לכם
רוצים לראות את משימה עובדת אצלכם?
השאירו פרטים ונקבע הדגמה קצרה, מותאמת למבנה ולדרכי העבודה של הארגון שלכם.