דוח שבועי למנהלים: מה צריך להיות בו, ואיך הוא מגיע לבד

ארבע השאלות שהדוח צריך לענות עליהן

1. 1מה נפתח השבוע? כדי להבין את העומס החדש.
2. 2מה טופל? כדי לראות את ההתקדמות.
3. 3מה התקדם, גם אם עוד לא נסגר?
4. 4מה לא נגעו בו שבוע? אלה המשימות שהכי צריכות תשומת לב.

השאלה הרביעית היא החשובה ביותר, והכי פחות נפוצה בדוחות. משימה שאף אחד לא עדכן שבוע היא כמעט תמיד משימה תקועה.

מה לא להכניס

• רשימה של כל המשימות. אף אחד לא יקרא אותה.
• גרפים מסובכים שדורשים הסבר.
• נתונים שהמנהל לא יכול לפעול לפיהם.

שבוע קלנדרי

כדאי שהדוח יציג שבוע קלנדרי קבוע, כך שאפשר להשוות שבוע לשבוע. אם שולחים דוח באמצע השבוע, הוא צריך להציג את הנתונים מתחילת השבוע ועד אותו רגע.

איך הדוח מגיע

מנהלים עסוקים לא נכנסים למערכת כדי לחפש דוח. הדוח צריך להגיע אליהם, במקום שבו הם כבר נמצאים: בוואטסאפ או במייל. תמונה של הדוח, שנפתחת ישר בוואטסאפ, נקראת הרבה יותר מקובץ מצורף.

כל מנהל רואה את שלו

אם הדוח נשלח לכמה מנהלים, כל אחד צריך לקבל רק את הנתונים שמותר לו לראות. מנהל מחלקה מקבל את המחלקה שלו, וההנהלה מקבלת את התמונה המלאה.

שבת וחג

דוח שמתוזמן ליום שישי בערב לא צריך לצאת בשבת. מערכת שמכירה את הלוח העברי מדלגת על שבת וחג, ושולחת אחרי צאתם.

איך משימה עוזרת

במשימה יש דוח שבועי מוכן: מה נפתח, מה טופל, מה התקדם ומה לא נגעו בו שבעה ימים. הוא נשלח לבד בוואטסאפ ובמייל, גם כתמונה מעוצבת עם לוגו הארגון, וכל נמען רואה רק את מה שמותר לו. אשף מודרך מאפשר לבנות הפצה בארבעה שלבים, עם תצוגה מקדימה ושליחת בדיקה.