הרשאות ותפקידים במערכת ארגונית: מי צריך לראות מה

למה בכלל צריך הרשאות

• פרטיות: לא כל עובד צריך לראות משימות של מחלקות אחרות.
• מניעת טעויות: מי שלא אמור למחוק, לא יכול למחוק.
• פחות רעש: כל אחד רואה רק את מה שרלוונטי אליו.
• אחריות: ברור מי יכול לעשות מה.

מבנה תפקידים טיפוסי

ברוב הארגונים מספיקים כמה תפקידים בסיסיים:

• מנהל מערכת: רואה הכול, כולל הגדרות, יומנים וניהול הרשאות.
• מנהל כללי: רואה את כל הארגונים, לפי ההרשאות שהוגדרו לתפקיד.
• מנהל ארגון: רואה רק את הארגונים שהוא חבר בהם.
• מנהל מחלקה: רואה רק את המחלקה שהוא משויך אליה.
• עובד: רואה את המשימות שהוא קשור אליהן, כיוצר, אחראי או מתויג.

היקף ופעולות: שני צירים

כשמתכננים הרשאות כדאי לחשוב על שני צירים. הציר הראשון הוא היקף: אילו ארגונים, מחלקות ומשימות המשתמש רואה. הציר השני הוא פעולות: מה הוא יכול לעשות, כמו ליצור משימות, לראות דוחות, למחוק אתרים או לנהל משתמשים.

מערכת טובה מאפשרת להפעיל ולכבות כל פעולה בנפרד לכל תפקיד. לדוגמה: מנהל ארגון שיכול ליצור משימות ולראות דוחות, אבל לא למחוק אתרים.

למה הרשאות צריכות להיאכף בשרת

יש מערכות שבהן ההרשאה רק מסתירה כפתור במסך. זה לא מספיק. מי שמבין קצת טכנולוגיה יכול לשלוח בקשה ישירה לשרת ולקבל מידע שהמסך הסתיר. הרשאות אמיתיות נבדקות בשרת עצמו, בכל בקשה למידע.

הרשאות ודוחות

נקודה שקל לפספס: דוחות. אם דוח אחד נשלח לכמה מנהלים, כל אחד צריך לראות רק את הנתונים שמותר לו. אחרת, הדוח עוקף את כל מערך ההרשאות.

איך מתכננים הרשאות בפועל

1. 1מפו את המבנה הארגוני: ארגונים, מחלקות ואתרים.
2. 2רשמו את התפקידים הקיימים בפועל.
3. 3לכל תפקיד, קבעו מה ההיקף שלו.
4. 4לכל תפקיד, קבעו אילו פעולות מותרות לו.
5. 5התחילו מהרשאות מצומצמות, והרחיבו לפי הצורך.
6. 6בדקו מדי פעם מי רואה כל ארגון.

איך משימה עוזרת

במשימה יש מסך ״תפקידים והרשאות״ שבו מפעילים או מכבים כל הרשאה בנפרד לכל תפקיד. ההגבלות נאכפות בשכבת מסד הנתונים, הדוחות מופצים לכל נמען רק עם הנתונים שמותר לו, ומנהל מורשה יכול לבדוק מי רואה כל ארגון.